Văn phòng

A. Vị trí và chức năng
Văn phòng là tổ chức thuộc Trung tâm Quan trắc môi trường miền Nam (sau đây gọi tắt là Trung tâm) có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm Quan trắc môi trường miền Nam (sau đây gọi tắt là Giám đốc) thực hiện công tác tổng hợp, hành chính, quản trị, quản lý trụ sở, văn thư, lưu trữ, kế hoạch, tài chính, tổ chức cán bộ, khoa học, công nghệ, hợp tác quốc tế và các nhiệm vụ khác trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm.
B. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Về công tác tham mưu, tổng hợp:
a) Chủ trì xây dựng, trình Giám đốc dự thảo Quy chế làm việc của Trung tâm và nội quy, quy định của Trung tâm thuộc chức năng của Văn phòng và hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện sau khi được ban hành; đầu mối rà soát, tổng hợp các quy chế khác của Trung tâm trước khi trình Giám đốc ban hành;
b) Xây dựng, trình Giám đốc ban hành Chương trình công tác hàng năm của Trung tâm; theo dõi, đôn đốc các đơn vị trực thuộc, thuộc Trung tâm thực hiện sau khi được ban hành;
c) Xây dựng lịch công tác hàng tuần, tháng, quý của Lãnh đạo Trung tâm; Chủ trì tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Trung tâm; tổ chức ghi biên bản, lập hồ sơ các cuộc họp do Lãnh đạo Trung tâm chủ trì; thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Trung tâm đến các đơn vị, cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện;
d) Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ Lãnh đạo Trung tâm tham dự các cuộc họp, các buổi làm việc, hội nghị, hội thảo hoặc đi công tác.
2. Về công tác văn thư, lưu trữ:
a) Chủ trì xây dựng và trình Giám đốc dự thảo Quy chế văn thư, lưu trữ và hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện sau khi được ban hành;
b) Tổ chức tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến, bảo quản, sử dụng con dấu, tài khoản văn thư và chữ ký số của Trung tâm theo quy định;
c) Tổ chức thực hiện phân loại, lưu trữ, bảo mật hồ sơ, văn bản, tài liệu của Trung tâm và hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi việc thực hiện của các đơn vị trực thuộc, thuộc Trung tâm.
3. Về công tác kế hoạch, tài chính:
a) Xây dựng và trình Giám đốc kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm của Trung tâm; đầu mối rà soát, tổng hợp và trình dự toán ngân sách nhà nước hàng năm; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác của Trung tâm;
b) Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, tài chính hàng năm, giai đoạn các nhiệm vụ, đề tài, dự án của các đơn vị trực thuộc, thuộc Trung tâm;
c) Tổ chức thực hiện công tác kế toán, tài vụ của đơn vị sử dụng ngân sách; theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện tài chính, kế toán theo quy định hiện hành;
d) Thanh toán tiền lương, thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, phối hợp giải quyết chế độ thai sản đối với viên chức và người lao động thuộc Trung tâm;
e) Tham gia xây dựng, thực hiện và quản lý các nhiệm vụ, chương trình, đề tài, dự án trong và ngoài nước thuộc chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm theo sự phân công của Giám đốc;
ƒ) Chủ trì xây dựng và trình Giám đốc dự thảo Quy chế chỉ tiêu nội bộ và hướng dẫn, tổ chức thực hiện sau khi được ban hành.
4. Công tác quản trỊ:
a) Chủ trì xây dựng, trình Giám đốc dự thảo Quy chế quản lý và sử dụng tài sản công của Trung tâm và hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện sau khi được ban hành; Quy chế quản lý xe ô tô của Trung tâm; quản lý, điều phối xe ô tô phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Trung tâm và phục vụ công tác chuyên môn của các đơn vị thuộc Trung tâm.
b) Đầu mối rà soát, tổng hợp tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô phục vụ công tác các chức danh, xe ô tô phục vụ công tác chung và định mức sử dụng diện tích chuyên dùng; quản lý trụ sở và xây dựng phương án sắp xếp, phân bố diện tích, phòng làm việc của các đơn vị trong Trung tâm theo quy định.
e) Đầu mối quản lý tài sản, xây dựng kế hoạch, sửa chữa, mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất đảm bảo điều kiện làm việc của Lãnh đạo Trung tâm và các đơn vị trực thuộc, thuộc Trung tâm theo quy định; thực hiện công tác an ninh, quốc phòng, bảo vệ trụ sở; văn hóa công sở; vệ sinh môi trường; phòng cháy, chữa cháy; an toàn lao động; phòng chống thiên tai;
d) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 tại Trung tâm;
e) Tổ chức thực hiện một số công tác quản trị liên quan đến hoạt động mua sắm, sửa chữa tài sản công, công cụ dụng cụ, hóa chất, vật tư tiêu hao theo sự phân công của Giám đốc;
f) Đầu mối tổ chức thực hiện dự án đầu tư công theo sự phân công của Giám đốc.
5. Về công tác tổ chức, cán bộ:
a) Giúp Giám đốc quản lý tổ chức, vị trí việc làm, số lượng người làm việc; viên chức, người lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ chính sách khác thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm; Quản lý hồ sơ viên chức lãnh đạo, quản lý các đơn vị trực thuộc, thuộc Trung tâm thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc theo quy định; thực hiện quản lý, khai thác sử dụng, lưu trữ hồ sơ viên chức theo quy định của pháp luật;
b) Đầu mối rà soát, tổng hợp, hoàn thiện hồ sơ, trình dự thảo Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm và các đơn vị thuộc, trực thuộc Trung tâm; Đầu mối tham mưu xây dựng đề án vị trí việc làm, kế hoạch tuyển dụng viên chức của Trung tâm;
e) Trình Giám đốc quyết định bố nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, miễn nhiệm, xin từ chức, thôi giữ chức danh lãnh đạo, quản lý theo phân cấp;
d) Thực hiện các nhiệm vụ: bảo vệ chính trị nội bộ; thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng và Hội đồng Kỷ luật của Trung tâm;
e) Xây dựng chương trình, kế hoạch 5 năm, hàng năm về công tác đào tạo, bồi dưỡng viên chức và người lao động thuộc Trung tâm;
f) Tổng hợp, báo cáo kết quả công tác tổ chức cán bộ; thi đua, khen thưởng, cải cách hành chính; phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và công tác dân chủ cơ sở của Trung tâm;
g) Chủ trì xây dựng, trình Giám đốc dự thảo Quy chế Thi đua - Khen thưởng và hướng dẫn, tổ chức thực hiện sau khi được ban hành.
6. Tổ chức các sự kiện, hội thảo, hội nghị và tập huấn; tiếp đón các đoàn khách theo sự phân công của Giám đốc.
7. Đầu mối hoạt động khoa học, công nghệ và hợp tác quốc tế của Trung tâm theo phân công của Giám đốc; tham gia các mạng lưới quan trắc, giám sát môi trường, diễn đàn hợp tác về môi trường khu vực và quốc tế.
8. Phối hợp, tham gia thực hiện các hoạt động tư vấn, dịch vụ về môi trường theo sự phân công của Giám đốc.
9. Thực hiện cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm, phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật, theo chương trình, kế hoạch của Trung tâm.
10. Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo Trung tâm.
11. Thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác được phân công.
12. Quản lý viên chức, người lao động và tài sản thuộc Văn phòng theo quy định.
13. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.